Zakładanie własnej fundacji może wydawać się procesem skomplikowanym, ale właściwe przygotowanie i znajomość kolejnych etapów pozwalają zrealizować ten cel szybko i profesjonalnie. W poniższym przewodniku przedstawiamy kluczowe kroki, niezbędne dokumenty oraz praktyczne wskazówki, jak skutecznie poprowadzić proces założenia fundacji w Polsce.
Formalności przygotowawcze
Określenie celów i misji
Podstawą każdej fundacji jest wyraźne określenie celów, którym będzie ona służyć. Cel może dotyczyć działalności społecznej, edukacyjnej, kulturalnej, ochrony zdrowia, ekologii albo innego obszaru. Ważne, aby:
- sformułować cele w sposób zrozumiały i precyzyjny,
- zadeklarować obszar działania (lokalny, ogólnopolski czy międzynarodowy),
- zapewnić, że cele są zgodne z obowiązującym prawem.
Przygotowanie statutu
Statut stanowi najważniejszy dokument wewnętrzny fundacji. Musi zawierać m.in.:
- dokładny opis celów i form działalności,
- zasady powoływania i odwoływania organów fundacji,
- określenie składu fundatorów i organów fundacji,
- zasady reprezentacji oraz sposób podejmowania uchwał,
- postanowienia o przeznaczeniu majątku w razie likwidacji.
Statut wymaga formy aktu notarialnego – do jego sporządzenia warto zwrócić się do doświadczonego prawnika lub notariusza.
Krok po kroku – rejestracja fundacji
1. Zebranie kapitału początkowego
Minimalny kapitał założycielski fundacji nie jest określony odgórnie, ale zwyczajowo wynosi kilka tysięcy złotych. Środki te przeznaczone są na realizację celów statutowych oraz zapewnienie płynności finansowej.
2. Sporządzenie dokumentów notarialnych
Po zaakceptowaniu projektu statutu fundatorzy muszą udać się do notariusza w celu:
- spisania aktu założycielskiego,
- podpisania statutu w formie aktu notarialnego,
- potwierdzenia wniesienia kapitału początkowego (jeśli dotyczy).
3. Złożenie wniosku o rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)
Rejestracja fundacji odbywa się w KRS. Należy przygotować:
- formularz KRS-W20 (wniosek o wpis fundacji),
- odpis aktu notarialnego i statutu,
- dowód wniesienia kapitału,
- opłaty sądowe (wraz z potwierdzeniem zapłaty),
- oświadczenia członków organów o niekaralności.
Wniosek składa się w odpowiednim wydziale gospodarczym sądu rejestrowego według siedziby fundacji. Po wpłynięciu dokumentów sąd analizuje je pod względem formalnym i dopuszcza fundację do rejestru.
4. Uzyskanie numerów NIP i REGON
Po dokonaniu wpisu do KRS fundacja automatycznie otrzymuje numer REGON. Numer NIP konieczny do celów podatkowych można uzyskać, składając zgłoszenie NIP-2 w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby fundacji.
5. Rejestracja w urzędzie skarbowym i ZUS
Fundacja, jako osoba prawna, ma obowiązek zgłoszenia się do urzędu skarbowego oraz ZUS (jeśli zatrudnia pracowników). Wypełnia się:
- formularz NIP-7 (zmiana danych podatnika),
- formularz ZUS ZPA lub ZUS ZUA (zgłoszenie płatnika składek).
Obowiązki po rejestracji
Sprawozdawczość i raportowanie
Fundacja ma obowiązek składania corocznych sprawozdań finansowych i merytorycznych:
- sprawozdanie finansowe do KRS (formularz KRS-Z30 i KRS-ZN oraz załączniki),
- sprawozdanie merytoryczne do ministra właściwego dla działalności fundacji lub organów nadzorczych.
Dokumenty te należy złożyć w terminach określonych ustawą o rachunkowości oraz ustawą o fundacjach.
Zarządzanie funduszami i majątkiem
Efektywne gospodarowanie funduszami wymaga:
- prowadzenia rzetelnej księgowości,
- przestrzegania zasad wydatkowania środków zgodnie z statutem,
- utrzymywania przejrzystości finansowej wobec darczyńców i instytucji nadzorczych,
- przechowywania dokumentacji księgowej przez okres co najmniej 5 lat.
Zmiany w strukturze i statucie
W razie potrzeby fundatorzy lub zarząd mogą wprowadzać modyfikacje w statucie lub składzie organów. Zmiany wymagają:
- uchwały właściwego organu fundacji,
- aktualizacji dokumentów w formie aktu notarialnego (jeśli zmieniają postanowienia aktu założycielskiego),
- zgłoszenia zmian do KRS (formularz KRS-Z20 i załączniki).
Kontrola i nadzór
Fundacja podlega nadzorowi ministerstwa właściwego dla dziedziny, w której działa, a także jest zobowiązana do współpracy z organami podatkowymi i uprawnieniami kontrolnymi. W razie nieprawidłowości możliwe jest wszczęcie postępowania kontrolnego lub skargi do sądu rejestrowego.
