Każdy pracodawca ma wobec swoich pracowników szereg obowiązków, które wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz innych aktów prawnych. Ich celem jest zapewnienie bezpiecznych warunków zatrudnienia, uczciwego wynagrodzenia oraz ochrony praw pracowników na każdym etapie trwania stosunku pracy. Poniższy artykuł przedstawia kluczowe aspekty tych zobowiązań.
Etap zatrudnienia – rekrutacja i zawarcie umowy
Już podczas procesu rekrutacji pracodawca musi przestrzegać zasady równego traktowania kandydatów. Niedopuszczalne jest dyskryminowanie ze względu na wiek, płeć, wyznanie czy orientację seksualną. Po wyłonieniu odpowiedniego kandydata następuje zawarcie umowy o pracę, która powinna zawierać:
- określenie stron umowy – dane pracodawcy i pracownika,
- rodzaj umowy (na czas określony, nieokreślony lub próbny),
- określenie wynagrodzenia i terminu wypłaty,
- miejscem wykonywania pracy oraz wymiar czasu pracy,
- okresy wypowiedzenia umowy,
- informacje o przysługujących świadczeniach dodatkowych.
Pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi warunki zatrudnienia na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, co stanowi element dokumentacji pracowniczej.
Obowiązki podczas trwania stosunku pracy
Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy
Pracodawca musi stworzyć bezpieczne warunki pracy, realizując wymogi wynikające z rozporządzeń BHP. Do jego zadań należy:
- ocena ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska,
- przeprowadzanie okresowych szkoleń BHP,
- wyposażenie pracowników w odpowiednie środki ochrony indywidualnej,
- dbanie o właściwe oświetlenie, wentylację i porządek w miejscu pracy,
- prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy.
Wypłacanie wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe
Prawidłowe ustalanie i terminowa wypłata wynagrodzenia to jedno z podstawowych zobowiązań. Pracodawca jest także odpowiedzialny za:
- wypłacanie dodatków za nadgodziny, dyżury czy pracę w porze nocnej,
- realizację składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- zapewnienie urlopu wypoczynkowego zgodnie z wymiarem ustalonym w Kodeksie pracy,
- przyznawanie innych świadczeń określonych w regulaminie pracy lub umowie.
Dbając o rozwój zawodowy
Inwestowanie w rozwój pracowników to element nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Pracodawca może:
- organizować szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne,
- finansować kursy i studia podyplomowe,
- opracowywać ścieżki kariery i systemy motywacyjne,
- prowadzić oceny okresowe z jasnymi kryteriami awansu.
Specjalne obowiązki pracodawcy
Ochrona danych osobowych
W dobie cyfryzacji pracodawca występuje również jako administrator danych osobowych swoich pracowników. W ramach ochrony danych powinien:
- przechowywać dokumenty kadrowe w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieupoważnionych,
- zapewnić szkolenia z zakresu RODO dla pracowników odpowiadających za kadry,
- prowadzić politykę bezpieczeństwa informacji i procedury backupu,
- informować pracowników o prawach związanych z przetwarzaniem ich danych.
Zapobieganie mobbingowi i dyskryminacji
Pracodawca ponosi odpowiedzialność za przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w miejscu pracy. Do jego zadań należy:
- opracowanie i wdrożenie regulaminu zakładowego zawierającego procedury zgłaszania przypadków mobbingu,
- ustanowienie wewnętrznych mechanizmów dochodzenia roszczeń,
- prowadzenie szkoleń i kampanii informacyjnych na temat równego traktowania,
- podejmowanie działań dyscyplinujących wobec sprawców.
Obowiązki po ustaniu stosunku pracy
Równie istotne jest, by pracodawca dopełnił formalności po zakończeniu zatrudnienia. Należy do nich:
- wydanie świadectwa pracy w terminie 7 dni od dnia rozwiązania umowy,
- rozliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
- zwrot rzeczowego mienia przekazanego pracownikowi (np. sprzęt komputerowy),
- wydanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach na wniosek pracownika.
Odpowiednie wypełnienie tych obowiązków pozwala na uniknięcie sporów prawnych oraz buduje pozytywny wizerunek pracodawcy na rynku.
